За 13 лет работы на ивент-рынке Smile-Expo провела 250 тематических мероприятий в 28 странах мира. Их посетило свыше 360 000 человек. На профильных событиях выступило более 3630 спикеров из 25 стран.
Подробнее о том, как наша команда организует масштабные бизнес-ивенты на тему инноваций, расскажем в этом кейсе.
Этап № 1. Выбор формата
Организуя конференции, мы в первую очередь заботимся о том, чтобы наши гости получили пользу. Посетители мероприятий могут преследовать разные цели: общение с коллегами, налаживание контактов, поиск новой работы, продвижение товаров и услуг, получение консультаций. При выборе формата для отраслевых событий важно учитывать интересы всех сторон. Поэтому наши мероприятия включают конференцию, на которой эксперты делятся опытом, и демозону, где компании представляют продукты и услуги.
Еще одна важная составляющая любого бизнес-ивента – нетворкинг. Чтобы создать комфортную атмосферу для общения, мы обустраиваем специальные зоны для нетворкинга, организуем speed dating и афтерпати.
Этап № 2. Выбор направления
При выборе тематик для ивентов наша команда анализирует рынок и запросы аудитории. Исходя из полученных данных, выбираем направления для конференций.
В 2014 году в России начал возрастать интерес к использованию биткоина и блокчейна. Мы поняли, что людям нужна площадка, где можно было бы обсудить эту тему. Тогда было решено провести Blockchain Conference Russia. Это был первый в России ивент, где освещались вопросы развития, а также перспектив криптовалют и блокчейна.
В 2017 году на волне высокого интереса к искусственному интеллекту и заинтересованности бизнес-сообщества во внедрении AI-технологий наша команда принимает решение организовать в Москве первую АI Conference Moscow.
Мы понимали, что рынок IT стремительно развивается, компании разного профиля стремятся к автоматизации бизнес-процессов, а разработчики ищут каналы для продвижения своих продуктов. Поэтому искусственный интеллект стал одним из основных направлений наших мероприятий. Ивенты под брендом АI Conference стали проводиться не только в Москве, но и в Киеве.
Последующие этапы организации тематического ивента рассмотрим на примере конференции по искусственному интеллекту.
Этап № 3. Формирование программы
Аналитика – это первое, на что мы ориентируемся при формировании программы конференции. Во внимание берутся поисковые запросы пользователей, тренды отрасли, последние новости индустрии, кейсы разных компаний.
Когда ивент проводится впервые, полезно использовать кастдев. Опрашивать можно собственную базу контактов или проводить интервью в соцсетях. Если конференция организуется повторно, то в обязательном порядке учитывается предыдущий опыт: вопросы, которые уже обсуждались, отзывы посетителей.
Чтобы расширить целевую аудиторию ивента, на AI Conference Moscow освещались темы, которые актуальны почти для каждого бизнеса независимо от его специфики. Среди них: внедрение AI, автоматизация внутренних процессов и маркетинга, оптимизация рекомендаций, продвижение бизнеса и взаимодействие с клиентами с помощью ИИ.
Этап № 4. Поиск спикеров
К участию в AI Conference Moscow мы привлекали экспертов, напрямую связанных с ИИ. В первую очередь это функциональные руководители, которые знают и понимают, как создаются, внедряются и используются программные решения. Они способны поделиться опытом, озвучить результаты, представить как положительные, так и отрицательные кейсы.
Контакты спикеров ищем в соцсетях, на официальных сайтах и в блогах компаний, СМИ. Если нет возможности напрямую связаться с экспертом, обращаемся в HR-, PR-отделы компаний, в которых они работают.
Благодаря анализу рынка, изучению тематических блогов и статей можно всегда быть в курсе того, кто разрабатывает, продает и внедряет передовые решения.
Ресерч помог нам договориться о сотрудничестве со спикером из Dodo Pizza. О том, что компания использует в своей работе ИИ-алгоритм, наши менеджеры узнали благодаря просмотру видео на YouTube. Поэтому мы пригласили эксперта из Dodo Pizza выступить на конференции и рассказать о том, как машинное обучение помогает увеличивать прибыль компании, работающей на рынке общественного питания.
Этап № 5. Подбор докладов
На профильных конференциях выступают две категории спикеров. Первые хотят прорекламировать себя, свою компанию или продукт. Вторые – готовы делиться информацией, которая поможет другим достигать желаемых целей в бизнесе и избегать ошибок. Они как раз и представляют большую ценность для аудитории, поскольку рассказывают о личном опыте, рассматривают кейсы и факапы, дают рекомендации.
Выступая с полезным докладом, спикер делает вклад в развитие отрасли, помогает коллегам и потенциальным клиентам, улучшает имидж своей компании. Отзывы посетителей бизнес-ивентов свидетельствуют о том, что рекламные доклады дают противоположный эффект.
При организации конференций мы стараемся включать в программу только те доклады, которые будут интересны и полезны для аудитории. При необходимости помогаем спикерам сформулировать тему и сделать так, чтобы их выступления были оценены публикой. Если доклад будет информативным, то даже наличие рекламы не сможет его испортить.
Этап № 6. Поиск и выбор площадки
Главное требование к площадкам для ивентов – наличие комфортных условий для спикеров, экспонентов и посетителей. Важно учитывать разные факторы: насколько легко добираться до конференц-зала, какая в помещении акустика, насколько удобная мебель, какое оборудование используется, где располагается техническая зона.
С последним пунктом связан один неприятный случай. При организации АI Conference Kyiv была выбрана площадка с удобными креслами, большим экраном, хорошей акустикой. Однако мы не учли, что техническая зона располагалась не около сцены, а в другом конце зала. Спикер во время выступления планировал продемонстрировать публике голосовой интерфейс с ИИ. Для этого он должен был подключить телефон к ноутбуку и затем вывести изображение на проектор. Из-за неудобного расположения техзоны, в которой находился компьютер, спикер так и не смог продемонстрировать на большом экране, как работает программа.
Что касается размеров конференц-зала, то в этом вопросе ориентируемся на спрос. Его наполняемость зависит от множества факторов: страны и города, стоимости билетов, качества рекламной кампании, времени года и даже погоды.
В крупных городах мы выбираем площадки, вмещающие 200-300 человек. Когда впервые проводим ивент в новой стране, то тогда останавливаемся на залах меньшего размера – на 100-150 человек. Если тема конференции пользуется высоким спросом, арендуем помещения, где легко могут разместиться 500+ человек.
Итоги
В 2019 году Smile-Expo успешно организовала 19 тематических мероприятий. Наши ивенты проходили в СНГ-регионе и странах Европы. Они были посвящены таким направлениям, как гемблинг, беттинг, партнерский маркетинг, блокчейн и криптовалюты, биохакинг, 3D-печать и сканирование, киберспорт и видеоигры, телемедицина, искусственный интеллект и т. д.
В 2020 году мы планируем организовать еще больше масштабных событий на тему инноваций. Чтобы быть в курсе всех мероприятий, которые команда Smile-Expo проводит в разных странах мира, следите за обновлениями в разделе «Новости».
